У статті ми пояснюємо, у яких випадках працівник може отримати грошову компенсацію за невикористану відпустку.

Коли можна отримати компенсацію
Багато працівників і бухгалтерів стикаються з питанням:
«Якщо я не використав відпустку за минулий рік — чи можу отримати грошову компенсацію без звільнення?»
Відповідь: ні, не можна.

Закон України «Про відпустки» чітко передбачає, що грошова компенсація може бути виплачена лише за дні відпустки поточного робочого року, і тільки в тій частині, яка перевищує 24 календарні дні щорічної основної відпустки.

Інакше кажучи, компенсація без звільнення — це не альтернатива відпочинку, а лише доповнення у випадках, коли у працівника є право на додаткові дні (наприклад, за шкідливі умови, ненормований робочий день тощо).

Приклад
У 2025 році працівник бере основну щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні.
Крім того, він має ще 7 днів додаткової відпустки.
За ці 7 днів роботодавець може виплатити компенсацію, якщо працівник цього бажає.
А ось за невикористану відпустку за 2024 рік — компенсацію можна отримати лише у разі звільнення.

Чому не можна отримати компенсацію за минулі роки
Таке обмеження встановлене, щоб гарантувати право працівника на відпочинок, а не замінювати його грошима.
Держава заохочує використання відпусток у натурі, оскільки це забезпечує відновлення працездатності та профілактику професійного вигорання.

Тобто компенсація — це виняток, а не правило.

Працівник може зберігати невикористані дні скільки завгодно довго — вони не згорають.
Але отримати гроші за них він зможе лише при звільненні або реорганізації підприємства.

Як роботодавцю оформити компенсацію правильно
1. Отримати заяву працівника.
У ній має бути зазначено, що працівник просить виплатити компенсацію за частину відпустки понад 24 дні поточного року.

2. Видати наказ.
Наказ оформлюється у довільній формі з посиланням на статтю 24 Закону України «Про відпустки».

3. Відобразити у табелі обліку робочого часу.
Компенсовані дні не відображаються як дні відпустки, оскільки працівник фактично працює.

4. Нарахувати податки.
Сума компенсації обкладається ПДФО, ЄСВ та військовим збором у загальному порядку.

Висновок експертів «Аудит-Експерт»
• Компенсацію без звільнення можна виплатити лише за поточний робочий рік і лише за дні понад 24 календарні.
• Відпустки минулих років не зникають, але їх можна компенсувати тільки при звільненні.
• Рекомендуємо вести облік відпусток і планувати їх своєчасне використання, щоб уникнути претензій під час перевірок.

Порада від фахівців Аудит-Експерт
Якщо ви не впевнені, як правильно оформити наказ або провести розрахунок компенсації — звертайтесь до наших аудиторів.
Ми допоможемо оформити документи без ризиків для компанії та працівників.