Після завершення масштабного процесу оцифрування трудових книжок роботодавцям не варто розслаблятися. Головне завдання кадрової служби у 2026 році — не просто «перевести документи в цифру», а перевірити повноту та коректність кадрових даних у Реєстрі Пенсійного фонду України (ПФУ).

Коли звірка даних є обов’язковою?

Вам потрібно переконатися, що всі кадрові записи за роки роботи працівника успішно потрапили до електронної системи. Особливу увагу слід звернути на чотири критичні зони:

1. Переведення працівників: чи відображаються в системі переведення на інші постійні посади або в інші підрозділи.
2. Зміни посад: перейменування посад, професій чи приведення їх у відповідність до Класифікатора професій.
3. Нагородження: записи про заохочення, урядові чи корпоративні нагороди, які мають бути в профілі працівника.
4. Кадрові накази за минулі роки: старі накази (особливо до періоду цифровізації), які могли «загубитися» під час завантаження скан-копій.

Що робити з паперовими книжками?

Оскільки електронний формат став основним, паперова трудова книжка більше не обов’язкова для зберігання в сейфі роботодавця.

• Повернення працівникам: Після повного оцифрування та валідації даних ПФУ паперові книжки видаються працівникам на руки.
• Важлива умова: Видавати документ потрібно виключно під особистий підпис (у спеціальному журналі або відомості), щоб убезпечити компанію від можливих суперечок у майбутньому.

Порада від експерта: Наполегливо рекомендуйте працівникам самостійно зайти через КЕП у свій особистий кабінет на порталі ПФУ та перевірити електронну трудовую. Виявити та виправити помилку в стажі зараз значно простіше, ніж через роки під час оформлення пенсії.

Висновок

У 2026 році головне завдання бізнесу — забезпечити точність цифрових даних. Чистий та звірений реєстр ПФУ — це гарантія спокою для роботодавця під час перевірок Держпраці та захист соціальних прав ваших співробітників