Акт про неможливість вручення трудової книжки у 2026 році: зразок та алгоритм дій за КЗпП

Якщо у Вас виникли питання – звертайтесь за консультацією:

Якщо у Вас виникли питання – звертайтесь за консультацією:

 

Законодавство не встановлює уніфікованої форми акта про неможливість видачі (вручення) трудової книжки, тому роботодавець складає його в довільній формі. Головне — зафіксувати всі обставини для захисту компанії від штрафів та виплати середнього заробітку за затримку видачі документів.

Обґрунтування та порядок дій роботодавця

1. Обов’язок роботодавця (ст. 47 КЗпП України): У день звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівникові копію наказу про звільнення, провести з ним остаточний розрахунок, а також (якщо паперова трудова книжка зберігається на підприємстві) видати належно оформлену трудову книжку.
2. Якщо працівник відсутній (п. 4.2 Інструкції № 58): Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, роботодавець повинен у цей же день надіслати йому поштове повідомлення з проханням отримати трудову книжку або надати письмову згоду на її пересилання поштою.
3. Захист від відповідальності: Складання акта про неможливість вручення та направлення рекомендованого листа з описом вкладення є ключовими доказами відсутності вини підприємства в затримці видачі документів (п. 4.1 Інструкції № 58).
4. Особливість для працівників за кордоном: Якщо працівник перебуває за межами України, пересилати трудову книжку за кордон заборонено (п. 2 Переліку, затвердженого постановою КМУ від 08.09.2023 № 958). У такому разі в акті обов’язково фіксується факт перебування за кордоном та неможливість відправлення міжнародною поштою.

Зразок акта про неможливість видачі трудової книжки

ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ТОВ «Альфа»
І. І. Петренко
16 червня 2026 року

АКТ

про неможливість видачі трудової книжки та копії наказу про звільнення у зв’язку з відсутністю працівника

16.06.2026 р.                            м. Київ

Нами, комісією у складі:

  • Голова комісії: начальник відділу кадрів Ковальчук О. П.
  • Члени комісії:
    1. Головний бухгалтер Василенко Т. М.
    2. Юрисконсульт Сидоренко В. С.

складено цей акт про те, що 16 червня 2026 року, у день звільнення провідного спеціаліста з маркетингу Шевченка Андрія Миколайовича на підставі наказу від 09.06.2026 р. № 45-к (звільнення за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України), виявилося неможливим видати йому особисто паперову трудову книжку серії АТ № 123456 та копію наказу про звільнення № 45-к.

Причина неможливості видачі: працівник не з’явився на робочому місці в день звільнення 16.06.2026 р. (або: за наявною інформацією перебуває за межами України, через що особисте вручення документів є неможливим).

З метою дотримання вимог п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників № 58, у цей же день (16.06.2026 р.) на відому підприємству адресу реєстрації (проживання) працівника: вул. Хрещатик, буд. 1, кв. 5, м. Київ, 01001, було надіслано поштове повідомлення (рекомендований лист із описом вкладення та повідомленням про вручення № 0100198765432) про необхідність з’явитися за отриманням трудової книжки та копії наказу або надати письмову згоду на їх пересилання поштою по території України.

(Додатково для осіб за кордоном): Оскільки працівник перебуває за кордоном, здійснити відправлення трудової книжки міжнародною поштою безпосередньо за кордон немає законних підстав у зв’язку із забороною, встановленою постановою КМУ від 08.09.2023 № 958. Трудову книжку Шевченка А. М. передано на тимчасове зберігання до відділу кадрів ТОВ «Альфа» до отримання особистого звернення працівника або нотаріально завіреної довіреності на його представника.

Цей акт складено у двох примірниках.

Підписи членів комісії:

  • Голова комісії: ___________ О. П. Ковальчук
  • Члени комісії:
    • ___________ Т. М. Василенко
    • ___________ В. С. Сидоренко

Маєте складні випадки при звільненні працівників або сумніви щодо документообігу? Фахівці ПП «АФ АУДИТ—ЕКСПЕРТ» допоможуть оцінити кадрові та податкові ризики, приведуть документацію у повну відповідність до норм діючого законодавства та захистять ваше підприємство під час перевірок Держпраці.